5 วิธีเลือกห้องประชุมสัมมนา เลือกอย่างไรถูกใจและไม่เกินงบ?

5 เคล็ดลับเลือกห้องประชุมสัมมนาอย่างไรให้ถูกใจองค์กร

การจัดประชุม อบรม หรือสัมมนานอกสถานที่เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องมี ทั้งเพื่อกระชับความสัมพันธ์ระหว่างคนในที่ทำงาน และประชาสัมพันธ์องค์กรต่อสายตาของบุคคลภายนอก ซึ่งถ้าหากการจัดประชุมนั้นประสบความสำเร็จก็จะช่วยให้ทีมงานบรรลุถึงเป้าหมายที่ได้ตั้งเอาไว้ เช่น คนในแผนกต่าง ๆ สนิทกันมากขึ้น ผู้เข้าสัมมนาได้รับทักษะใหม่ที่เป็นประโยชน์ หรือลูกค้าเชื่อมั่นในองค์กรจนเกิดการบอกต่อ เป็นต้น ซึ่งทั้งหมดนี้ ยังจะส่งผลดีต่อความก้าวหน้าขององค์กรในระยะยาว เพราะฉะนั้นการเลือกห้องประชุมสัมมนาที่สามารถใช้พื้นที่ได้อย่างครอบคลุม คุ้มค่า และเหมาะกับกิจกรรม จึงเป็นสิ่งสำคัญมาก

ห้องประชุมสัมมนามีความสำคัญอย่างไร ทำไมองค์กรต้องใส่ใจ?

ไม่ว่างานประชุมนั้นจะมีแต่คนในบริษัทด้วยกันเอง หรือต้องรับรองบุคคลภายนอกด้วย คุณก็จะละเลยเรื่องสถานที่ในการจัดงานไม่ได้เลย ด้วยเหตุผลเหล่านี้ 

• หากสถานที่ไม่พร้อม ไม่ว่าเนื้อหาจะดีแค่ไหนก็อาจส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของพนักงานและความเชื่อมั่นต่อองค์กร 
• สถานที่จะสะท้อนภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพของบริษัทและส่งผลต่อการตัดสินใจร่วมงานกันในอนาคต นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมงานประชุมใหญ่ ๆ ถึงนิยมจัดในโรงแรมที่ได้มาตรฐาน
• หากสถานที่ไม่พร้อม หรือมีอุปกรณ์รองรับไม่เพียงพอ อาจทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับข้อมูลที่ผิดพลาด หรือในขณะเดียวกันหากต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีของคนในองค์กรก็อาจทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร 
• สถานที่ที่ “ใช่” ช่วยประหยัดงบได้เหมือนกัน เช่น เลือกโรงแรมที่มีขนาดห้องประชุมหลากหลาย จะได้ไม่ต้องเช่าห้องใหญ่เกินความจำเป็น มีสิ่งอำนวยความสะดวกให้ใช้งานโดยที่คุณไม่ต้องซื้อหรือขนย้ายไปเอง 

5 Tips ต้องรู้ก่อนเลือกสถานที่จัดสัมมนาใกล้กรุงเทพฯ

หากคุณเป็นผู้รับผิดชอบจัดงาน หรือมีส่วนในการตัดสินใจเลือกสถานที่จัดประชุม คุณจะใช้เกณฑ์อะไรในการเลือก ที่จะตอบโจทย์ได้ทั้งฝั่งผู้บริหารซึ่งเป็นผู้อนุมัติงบ และผู้มาร่วมงาน ซึ่งอาจจะเป็นเพื่อนร่วมงานของคุณเอง หรือเป็นแขกคนสำคัญขององค์กร เรามาดูเคล็ดลับดี ๆ 5 ข้อ ในการเลือกห้องประชุมสัมมนาที่ได้มาตรฐานกันดีกว่า

การบริการคือความประทับใจแรก

บริการที่ดีจากทางโรงแรมคือด่านแรกที่ช่วยสร้างความรู้สึกดี ๆ ตั้งแต่พนักงานต้อนรับบริเวณทางเข้า ไปจนถึงพนักงานที่มาคอยอำนวยความสะดวกภายในงาน จะต้องผ่านการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดี 

• มีความชำนาญในงานที่ได้รับมอบหมาย เช่น แผนกต้อนรับและสถานที่ต้องคอยแจ้งข้อมูลที่จำเป็นและนำทางแขกไปยังสถานที่จัดงานได้ถูกต้อง แผนกที่ดูแลเรื่องอุปกรณ์ต้องสามารถใช้งานและแก้ไขเครื่องมือ ระบบเสียงและแสงต่าง ๆ ได้ หากมีใครต้องการความช่วยเหลือ
• มีทักษะในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าสูง
• มี Service Mind ให้บริการอย่างเป็นมิตร เพราะพนักงานของทางโรงแรมก็เหมือนเป็นตัวแทนของผู้จัดงานเช่นกัน 

สิ่งอำนวยความสะดวกทันสมัยครบครัน

ในการจัดงานประชุมแต่ละงาน มีความแตกต่างกันในหลาย ๆ เรื่อง ทั้งจำนวนผู้มาร่วมงาน รูปแบบของงาน และเรื่องในการประชุม เพราะฉะนั้น สถานที่จัดงานสัมมนาที่คุณเลือกจึงต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกที่สามารถรองรับกับความต้องการได้หลากหลายรูปแบบ    

ลองมาเช็กลิสต์สิ่งอำนวยความสะดวกที่ห้องประชุมสัมมนาควรมีบริการกันได้เลย

• ห้องประชุมหลากหลายขนาด รองรับการจัดโต๊ะหลายแบบ เช่น Theater, Classroom, U-Shape, Banquet หรือ Conference
• LCD Projector สิ่งที่ขาดไม่ได้ในยุคที่ทุกอย่างนำเสนอผ่าน Powerpoint รูปภาพ และวิดีโอ
• Flipchart ช่วยเพิ่มความสะดวกและเห็นภาพรวมเวลา Brainstorm หรือทำ Mind Mapping กันได้มากกว่าการใช้กระดาษแผ่นเล็ก
• กระดานไวท์บอร์ดพร้อมปากกามาร์กเกอร์
• อินเทอร์เน็ตไร้สายความเร็วสูง
• ไมโครโฟนและระบบเสียง
• Backdrop พร้อมชื่องานและโลโก้บริษัท รวมไปถึงดอกไม้และผ้าตกแต่ง
• เครื่องดื่มสำหรับผู้ร่วมงานตามแพ็กเกจที่ได้ตกลงไว้
• มีที่จอดรถเพียงพอ

โลเคชั่นดี เดินทางสะดวก

สำหรับงานอมรมหรือประชุมสัมมนานั้น การจัดงานใจกลางเมืองหรือใกล้แหล่งช้อปปิ้งอาจไม่สำคัญเท่าการเดินทางไปยังสถานที่จัดงานได้ง่าย รถไม่ติด และมีทางเลือกในการเดินทางเพียงพอ เพราะถ้าหากมีแขกไปร่วมงานสายเพราะรถติดอย่างหนัก อาจส่งผลเสียได้ในหลาย ๆ ด้าน 

เคล็ดลับที่เราอยากแนะนำ คือ ลองเสิร์ชหาโรงแรมที่อยู่ใกล้กรุงเทพฯ ดู จะพบว่าหลายแห่งมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบและทันสมัยไม่แพ้ที่ไหน ๆ แต่มีข้อได้เปรียบตรงที่สถานที่จัดงานกว้างขวางและเป็นส่วนตัวมากขึ้น อย่างห้องประชุมสัมมนาตามโรงแรมในจังหวัดนนทบุรี ซึ่งปัจจุบันสามารถเดินทางไปถึงได้ง่ายด้วยรถไฟฟ้าสายสีม่วง มีทางด่วนและถนนใหญ่เชื่อมหลายสาย ช่วยลดความแออัดจากการเดินทางเข้าเมืองได้เป็นอย่างดี

บรรยากาศดี

ไม่ว่าเนื้อหาของงานประชุมสัมมนาในวันนั้นจะจริงจังหรือสนุกสนาน การตกแต่งภายในโรงแรมและวิวนอกหน้าต่างนั้นสำคัญมาก เพราะจะช่วยกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมงานผ่อนคลาย และรู้สึกดีกับการจัดงานมากขึ้น หากคุณเลือกจัดการประชุมใกล้กรุงเทพฯ แต่กังวลว่าจะหาสถานที่ที่บรรยากาศดีเหมือนไปต่างจังหวัดไม่ได้ ลองเลือกโรงแรมที่อยู่ริมแม่น้ำดู จะได้วิวที่งดงามทั้งช่วงเช้า เย็น และช่วงกลางคืนแตกต่างกันไป เช่น ห้องประชุมโรงแรมในจังหวัดนนทบุรีที่ได้วิวแม่น้ำเจ้าพระยาในมุมที่สวยไม่แพ้ใจกลางเมือง

พร้อมรองรับมาตรการในช่วงโควิด-19

เพราะกิจกรรมต่าง ๆ ยังต้องดำเนินต่อไป การเลือกสถานที่จัดงานที่มีความพร้อมรองรับมาตรการในช่วงสถานการณ์โควิด-19 อยู่เสมอจึงเป็นสิ่งที่คุณไม่ควรมองข้าม นอกจากจะต้องคำนวณขนาดสถานที่ให้สัมพันธ์กับจำนวนผู้ร่วมงานเพื่อลดความแออัดแล้ว อย่าลืมตรวจสอบกับทางโรงแรมด้วยว่ามีความพร้อมด้านต่าง ๆ หรือไม่ เช่น เครื่องวัดอุณหภูมิ จำนวนจุดบริการเจลล้างมือ นโยบายการทำความสะอาดสถานที่และการรับประทานอาหาร

หากคุณกำลังมองหาสถานที่จัดสัมมนาใกล้กรุงเทพฯ ที่เพียบพร้อมไปด้วยอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน รายล้อมไปด้วยบรรยากาศร่มรื่นของสวนสีเขียวและวิวแม่น้ำเจ้าพระยา ริเวอร์ไรน์เพลส โฮเทล แอนด์ เรสซิเดนซ์ เรามีห้องประชุมหลากหลายขนาดให้คุณเลือกใช้ มอบความคุ้มค่าด้วยบริการเหนือระดับ ทั้งยังมีที่จอดรถรองรับมากถึง 300 คัน สอบถามข้อมูลได้ที่เบอร์ +662 966 6111 หรืออีเมล reception@riverineplace.com