แชร์ 5 วิธีประชุมอย่างมีประสิทธิภาพที่ผู้บริหารควรนำไปใช้
การประชุมกับคนทำงานเป็นของคู่กัน แต่ในบางครั้ง ระยะเวลาสำหรับการประชุมก็กินเวลานานเกินไปมาก ซึ่งอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของเหล่าพนักงานได้ ซึ่งเชื่อว่า ทั้งหัวหน้างานหรือผู้บริหารเอง ก็ต้องการที่จะจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ที่สามารถช่วยส่งเสริมการทำงานในหลาย ๆ ด้านได้ วันนี้เราเลยอยากจะมาแนะนำถึง 5 เทคนิคประชุมอย่างมีประสิทธิภาพที่ทุกบริษัทสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้
การประชุม เครื่องมือสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กร
“การประชุม” เป็นอีกหนึ่งกิจกรรมที่ทุกคนในบริษัทตั้งแต่เจ้าของ หัวหน้าแผนก หัวหน้าทีม หรือแม้แต่พนักงานทั่วไป ต่างก็ต้องมีส่วนร่วมในการประชุมด้วยกันทั้งนั้น รวมถึงยังนับว่าเป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญของนักบริหารงานที่มักหยิบนำมาใช้ เพราะการประชุม คือการที่ทุกคนในองค์กร ได้มารวมตัวกัน เพื่อพูดคุยหรือแลกเปลี่ยนความคิดเห็น รวมถึงช่วยกันตัดสินใจในหัวข้อสำคัญต่าง ๆ ซึ่งหากการประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีข้อสรุปที่เหมาะสมในทุกครั้ง ถึงจะเรียกได้ว่าเป็นวิธีประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
ดังนั้น ประโยชน์ของการประชุมในแต่ละครั้ง นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลแล้ว ยังจะส่งผลต่อการทำงานเป็นทีมด้วย ที่สำคัญยังจะช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และหาวิธีการใหม่ ๆ สำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดด้วย
แชร์ 5 เทคนิคประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
เชื่อว่า การประชุมในแต่ละบริษัทหรือองค์กร มีความแตกต่างกันไปตามวัฒนธรรมภายใน แต่หากการประชุมครั้งไหนที่ขาดประสิทธิภาพ ไม่ได้ข้อมูลตามวัตถุประสงค์ที่ได้ตกลงกันไว้ อาจทำให้เสียเวลาไปเปล่า ๆ ได้ ดังนั้นเราจึงได้รวบรวมเทคนิคประชุมอย่างมีประสิทธิภาพที่ทุกองค์กรสามารถนำไปปรับใช้ในการประชุมครั้งถัดไปมาฝากกัน
1. กำหนด Agenda การประชุมให้ชัดเจน
หนึ่งในข้อสำคัญที่ทำให้การประชุมไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดี ก็คือการประชุมที่กินเวลานานเกินไป ซึ่งอาจเกิดจากแต่ละคนไม่รู้ถึงแกนสำคัญของการประชุม ดังนั้นเทคนิคประชุมอย่างมีประสิทธิภาพต้องเริ่มจากการจัด Agenda การประชุมให้ชัดเจน พร้อมกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมในแต่ละครั้ง เหมือนได้รับการวางแผนมาแล้วอย่างดี
2. เลือกเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องเข้าประชุม
เคยสงสัยไหมว่า เราเข้าประชุมครั้งนี้ไปทำไมกัน หรือเรามีส่วนไหนที่ต้องรับผิดชอบบ้าง ทำให้บางคนที่เข้าประชุมกลับเสียเวลาการทำงานไปเปล่า ๆ ดังนั้น หนึ่งในวิธีประชุมอย่างมีประสิทธิภาพคือการเลือกแต่ผู้เกี่ยวข้อง รวมถึงอาจจำกัดบทบาทของแต่ละคนในแต่ละหัวข้อการประชุมให้ชัดเจน ก็จะทำให้การประชุมครั้งนี้ประสบความสำเร็จได้มากขึ้น
3. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ
การเข้าประชุมในแต่ละครั้ง เรามักจะได้พบกับคนที่มาจากต่างแผนกหรือต่างหน่วยงานที่มีความรับผิดชอบที่ต่างกันในองค์กร ดังนั้นการกำหนดบทบาทผู้รับผิดชอบในแต่ละหัวข้อการประชุมให้ชัดเจน นอกจากจะช่วยให้ทุกคนรู้หน้าที่ในการทำงานมากขึ้นแล้ว ยังทำให้หัวข้อนั้น ๆ ไม่ถูกทิ้งให้จบโดยไม่มีข้อสรุป แต่จะมีคนคอยดำเนินการให้จบไปได้ด้วยดี
4. เตรียมข้อมูลก่อนเข้าประชุม
สำหรับคนที่เข้าร่วมการประชุม สิ่งสำคัญที่ควรเตรียมให้พร้อมก่อนเริ่มการประชุมคือ “ข้อมูล” โดยขอแนะนำให้อ่านวาระหรือวัตถุประสงค์ของการประชุมครั้งนี้ให้เข้าใจเสียก่อน พร้อมทำการจดหัวข้อ สิ่งที่ต้องการนำเสนอ หรือความคิดเห็นต่อที่ประชุมไว้คร่าว ๆ ก็จะช่วยให้การประชุมเกิดความลื่นไหลมากขึ้น รวมถึงเป็นหนึ่งในวิธีประชุมอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
5. ความคิดเห็นเป็นสิ่งสำคัญ
การพูดแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นที่ประชุม เป็นสิ่งสำคัญและเป็นข้อดีที่ช่วยให้เห็นภาพรวมของสิ่งที่กำลังตัดสินใจ ดังนั้นคนที่เข้าร่วมการประชุมไม่จำเป็นต้องเขินอายที่จะพูดหรือคิดว่าการแสดงความเห็นต่างเป็นเรื่องที่ไม่ควรทำ แต่จงกล้าที่จะสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาด้วยคำพูดที่มีเหตุผลรองรับเสมอ
นอกเหนือจากเทคนิคประชุมอย่างมีประสิทธิภาพเหล่านี้แล้ว การเลือกห้องประชุมก็เป็นส่วนสำคัญที่ส่งผลให้การประชุมในแต่ละครั้งดำเนินไปได้ด้วยดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับคนที่กำลังมองหาห้องประชุมหรือห้องสัมมนาในโรงแรม ขอแนะนำ Riverine Place ให้เป็นตัวเลือกแรกของคุณ เรามีห้องประชุมโรงแรมถึง 6 ห้อง พร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน มีบริการที่จอดรถยนต์ได้มากถึง 300 คัน พร้อมกับระบบรักษาความปลอดภัยที่แน่นหนา ด้วยมาตรฐานบริการระดับดีเยี่ยม ติดต่อเราได้ที่ 02-9666111
