ขั้นตอนการจัดประชุม: เตรียมอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิภาพ?
ในปัจจุบันหลายองค์กรได้ให้ความสำคัญกับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและการทำงานแบบเป็นทีมมากขึ้น เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนการเรียนรู้ซึ่งกันและกัน ดังนั้น ‘การประชุม’ จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก แต่การจัดการประชุมเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพก็ไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่หลาย ๆ คนคิดและสามารถทำได้เลย แต่ต้องมีการเตรียมการเพื่อให้การประชุมดำเนินไปได้อย่างราบรื่น สำหรับใครที่กำลังมองหาวิธีจัดการประชุมเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ดีต่อองค์กร เราได้รวบรวมขั้นตอนการจัดประชุมให้มีประสิทธิภาพไว้แล้วในบทความนี้
การจัดการประชุมทำเพื่อวัตถุประสงค์ใด?
ก่อนที่จะไปรู้ถึงวิธีการเตรียมประชุมแบบมืออาชีพ สิ่งแรกที่เราควรทำความเข้าใจก่อนก็คือ การรู้ว่าการประชุมที่ถูกจัดขึ้นมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร
เพราะการประชุม คือ การปรึกษา หารือ หรือแจ้งถึงข้อมูลข่าวสาร เพื่อให้กลุ่มคนในองค์กรหรือในธุรกิจสามารถทำความเข้าใจร่วมกันได้ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินการขององค์กร ซึ่งการประชุมที่ดีนั้นจะต้องช่วยในการตัดสินใจ และการติดตามผล รวมถึงการมอบหมายความรับผิดชอบ ซึ่งหากการประชุมมีมาตรฐานในเรื่องของความชัดเจนกับเรื่องที่จะนำเสนอ ก็จะยิ่งทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
หน้าที่ในการประชุม
ในการเตรียมประชุมแบบมืออาชีพ การมอบบทบาทเพื่อให้ทุกคนได้ทำหน้าที่อย่างเหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและทำให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น โดยในการประชุมแต่ละครั้งควรมีผู้ที่มีบทบาทและหน้าที่ ดังนี้
ประธาน
ถือเป็นหน้าที่หลักในการจัดการประชุม เพราะต้องดูแลตั้งแต่การคิด วางแผนและดำเนินการประชุมทั้งหมด เพื่อให้การประชุมสำเร็จลุล่วงไปอย่างราบรื่น
เลขานุการ
เป็นผู้ช่วยที่คอยสนับสนุนการทำงานของประธาน ให้สามารถวางแผนและดำเนินการจัดประชุมดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งคอยเก็บรายละเอียดการประชุมทุกอย่างให้ครบถ้วน
ผู้ดำเนินการประชุม
มีหน้าที่ในการดึงกลุ่มผู้ที่เข้าประชุมมุ่งไปที่ประเด็นเดียวกัน และต้องเป็นผู้ที่สามารถนำการประชุมได้อย่างครอบคลุม จากการศึกษารายละเอียดของเรื่องที่จะประชุมมาแล้วอย่างดี รวมถึงควรมีทักษะในการพูดและสรุปประเด็นให้ผู้อื่นเข้าใจได้โดยง่ายและทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกมีส่วนร่วมด้วย
ผู้เข้าร่วมประชุม
เป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุด เพราะการจัดการประชุมนั้นจัดขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อผู้เข้าร่วมประชุมเป็นหลัก ทั้งการแจ้งข่าวสาร การให้ความรู้ หรือการทำความเข้าใจร่วมกัน โดยหน้าที่ของผู้เข้าประชุม คือการศึกษารายละเอียดของการประชุม เพื่อให้สามารถเตรียมตัวและมีส่วนร่วมกับการประชุมได้ ดังนั้นในการประชุมอาจต้องมีการส่งรายละเอียดหรือระเบียบวาระให้กับผู้เข้าร่วมได้รับรู้เบื้องต้น เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างลุล่วง
ขั้นตอนการจัดประชุม
ในการจะเตรียมประชุมแบบมืออาชีพให้มีประสิทธิภาพและประสบผลสำเร็จนั้น จะต้องประกอบไปด้วย 3 ขั้นตอนสำคัญ ดังนี้
1. การวางแผน
นับเป็นสิ่งสำคัญที่สุดที่ทำให้การจัดประชุมเป็นรูปเป็นร่างขึ้นมาได้ โดยอาศัยปัจจัยเหล่านี้
- วัตถุประสงค์ของการประชุม ต้องมีความชัดเจน ว่าการจัดประชุมครั้งนี้มีเพื่ออะไร เพื่อให้สามารถวางแผนงานได้อย่างชัดเจนและสามารถรวบรวมข้อมูลเพื่อจัดเตรียมงานได้อย่างถูกต้อง
- กลุ่มเป้าหมาย หรือผู้เข้าร่วมการประชุม เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมถือเป็นหนึ่งในวัตถุประสงค์สำคัญในการจัดงาน จึงต้องวางแผนการประชาสัมพันธ์ให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่สุด
- วาระการประชุม คือการกำหนดลำดับการประชุมว่าจะต้องพูดถึงเรื่องอะไรบ้าง ควรจัดลำดับความสำคัญว่าควรพูดเรื่องไหนก่อนและหลัง
- ทำการกำหนดการประชุม ทั้งวันเวลาและสถานที่ให้เรียบร้อย โดยคำนึงถึงความสะดวกของผู้เข้าร่วมประชุมและความพร้อมของสถานที่ เนื่องจากเวลาและสถานที่จะส่งผลต่อความรู้สึกของผู้เข้าร่วมการประชุม และหากสถานที่มีความพร้อมก็จะส่งผลต่อการจัดงานให้เป็นไปได้อย่างสะดวก
2. การดำเนินการประชุม
การดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องสามารถกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมเกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และร่วมลงมติหรือหาข้อตกลงร่วมกันได้อย่างราบรื่นโดยไม่มีความขัดแย้ง และอีกสิ่งที่สำคัญคือความตรงต่อเวลา ควรทำให้ได้ตามกำหนดการที่แจ้งไว้ เพราะผู้ร่วมประชุมอาจมีธุระอื่น หรือสิ่งที่ต้องทำหลังจากนั้น การเลทอาจทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดความกังวลใจจนไม่มีสมาธิ หรือทำให้ต้องออกก่อนจบการประชุม ซึ่งจะทำให้ผู้เข้าร่วมได้รับข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนได้
3. การปิดการประชุม
ในหลายครั้งที่การประชุมถูกมองว่าเป็นเรื่องเสียเวลา เพราะผู้เข้าร่วมไม่ได้ข้อสรุปที่ชัดเจน ดังนั้นการทวนเรื่องราวในประเด็นสำคัญตอนท้าย จึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เข้าใจตรงกันถึงสิ่งที่ได้รับในการประชุม และควรมีการร่างและจัดทำรายงานการประชุมให้เรียบร้อย เพื่อติดตามว่ามีปัญหาตรงไหน หรือขาดส่วนไหนไปบ้าง เพื่อที่จะได้นำไปปรับปรุงใช้ในครั้งต่อไป
เตรียมประชุมแบบมืออาชีพตั้งแต่ขั้นแรก ด้วยการเลือกห้องประชุมโรงแรมกับ Riverine Place ที่ช่วยเสริมการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ด้วยห้องสัมมนาและห้องประชุมโรงแรมถึง 6 ห้อง พร้อมมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน สามารถสั่งทำอาหารจัดเลี้ยงได้ อีกทั้งยังสามารถเลือกจัดห้องประชุมได้ตามวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการ ติดต่อเราได้ที่ 02-9666111
