รวมลิสต์ 7 อุปกรณ์ห้องประชุม มีอะไรบ้างที่ขาดไม่ได้ ?
ห้องประชุม คือ เวทีสำคัญสำหรับการแลกเปลี่ยนความคิด ระดมสมอง ตลอดจนการตัดสินใจและหาข้อสรุปร่วมกัน ซึ่งการมีอุปกรณ์ที่ครบครันและทันสมัย จะช่วยส่งเสริมการประชุมให้เป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และสามารถบรรลุเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้น
สำหรับผู้จัดประชุมมือใหม่ เราขอพามารู้จักกับ 7 อุปกรณ์ห้องประชุมประเภทต่าง ๆ ที่จำเป็นและควรมี เพื่อการประชุมที่เป็นมืออาชีพและสมบูรณ์แบบ
7 อุปกรณ์ห้องประชุม มีอะไรบ้าง ?
1. ไมโครโฟน
ไมโครโฟน เป็นอุปกรณ์ที่มีความจำเป็นต่อการประชุมเป็นอย่างมาก เพราะมีหน้าที่รับเสียงพูดของผู้เข้าร่วมประชุม โดยไมโครโฟนที่มีคุณภาพดีจะช่วยจับเสียงพูดของผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างชัดเจน เพื่อให้ทุกคนในห้องได้ยินสารที่จะสื่ออย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยเฉพาะในกรณีที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก นอกจากนี้ ไมโครโฟนยังช่วยส่งเสียงไปยังระบบประชุมทางไกล เพื่อให้ผู้เข้าร่วมที่ไม่ได้อยู่ในห้องได้ยินเสียงดังฟังชัดอีกด้วย
2. ลำโพงและระบบเสียง
เป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ห้องประชุมที่สำคัญ เนื่องจากลำโพงจะรับสัญญาณเสียงจากไมโครโฟนแล้วส่งผ่านระบบเสียงออกมาให้ทุกคนในห้องประชุมได้ยินอย่างชัดเจน ทั้งยังตอบโจทย์การประชุมที่มีการเล่นสื่อประกอบการนำเสนอ เช่น วิดีโอ เพลง หรือเสียงประกอบต่าง ๆ โดยลำโพงควรมีขนาดและกำลังไฟที่เหมาะสมกับขนาดของห้องประชุม และควรมีระบบเสียงเซอร์ราวนด์ เพื่อให้เสียงกระจายทั่วถึงทุกจุดในห้อง ที่สำคัญ ต้องทดสอบระบบเสียงก่อนการประชุมทุกครั้ง เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในเวลาประชุมจริง
3. กล้อง หรือ Video Conference สำหรับประชุมทางไกล
ในยุคปัจจุบันที่การประชุมทางไกลได้รับความนิยมมากขึ้น อุปกรณ์ห้องประชุมที่ขาดไม่ได้เลย ได้แก่ กล้อง หรือ Video Conference ที่ช่วยอำนวยความสะดวกแก่ผู้เข้าร่วมประชุมจากสถานที่ต่าง ๆ ให้สามารถเห็นหน้าและสื่อสารกันได้เสมือนอยู่ในห้องประชุมเดียวกัน ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและประหยัดเวลา ทั้งยังเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการมองเห็นสีหน้า ท่าทาง และการแสดงออกของผู้พูด ซึ่งทำให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายกว่าการฟังเสียงเพียงอย่างเดียว นอกจากนี้ ระบบ Video Conference ยังอนุญาตให้ผู้พูดแชร์จอภาพ เอกสาร ภาพนิ่ง วิดีโอ และสื่ออื่น ๆ ไปยังผู้ชมทั้งหมดได้อย่างสะดวกและง่ายดายอีกด้วย
4. เลเซอร์พอยเตอร์
เป็นอุปกรณ์ห้องประชุมที่ช่วยชี้หรือเน้นจุดสำคัญบนสไลด์หรือเอกสารต่าง ๆ ที่ใช้นำเสนอได้อย่างชัดเจน ทำให้ผู้ฟังจดจ่ออยู่กับประเด็นที่ต้องการสื่อสารมากยิ่งขึ้น เนื่องจากการใช้เลเซอร์พอยเตอร์เคลื่อนไหวไปตามแต่ละจุด จะช่วยดึงดูดสายตาและความสนใจของผู้ฟังไปยังสิ่งที่ผู้นำเสนอกำลังพูด โดยที่ไม่ต้องเดินไปชี้ที่จอ ทำให้การนำเสนอดูเป็นมืออาชีพ เป็นระเบียบเรียบร้อย และมีสไตล์
5. อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง
ในการประชุม บางครั้งอาจต้องมีการแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น เอกสารนำเสนอ วิดีโอ หรือข้อมูลภาพ ซึ่งการมีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงจะช่วยให้การส่งถ่ายข้อมูลเหล่านั้นสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะการประชุมขนาดใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก ใช้อุปกรณ์ห้องประชุมเยอะ ยิ่งต้องอาศัยอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง เนื่องจากต้องมีการเชื่อมต่ออุปกรณ์หลายเครื่องเข้ากับอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โพรเจกเตอร์ ระบบเสียง ฯลฯ โดยอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงจะรองรับการเชื่อมต่อจำนวนมากพร้อมกันได้
6. เครื่องฉายโพรเจกเตอร์สำหรับห้องประชุม
เป็นอุปกรณ์ห้องประชุมที่ช่วยฉายภาพคมชัด ทำให้ข้อความ ภาพนิ่ง แผนภูมิ และสื่อต่าง ๆ ที่นำเสนอมีรายละเอียดชัดเจน มองแล้วสบายตา โดยควรเลือกเครื่องฉายโพรเจกเตอร์ที่มีค่าความสว่างสูง (ANSI Lumens) เพียงพอที่จะฉายภาพให้มองเห็นได้ชัดเจน ไม่ต้องเพ่ง แม้ในห้องที่มีแสงสว่างระดับปานกลางหรือห้องขนาดใหญ่
7. จอโพรเจกเตอร์
เมื่อมีเครื่องฉายโพรเจกเตอร์แล้ว ก็ต้องมีจอโพรเจกเตอร์ด้วย เนื่องจากอุปกรณ์ห้องประชุมชนิดนี้จะช่วยให้ผู้นำเสนอสามารถฉายข้อมูล ภาพนิ่ง แผนภูมิ กราฟ หรือสไลด์ขึ้นจอขนาดใหญ่ได้อย่างชัดเจน อีกทั้งยังควบคุมการนำเสนอได้ง่าย เพราะการใช้โพรเจกเตอร์ร่วมกับคอมพิวเตอร์จะทำให้ผู้นำเสนอสามารถเปลี่ยนสไลด์ เล่นวิดีโอ หรือใช้เครื่องมือนำเสนอต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เพิ่มความน่าสนใจและประสิทธิภาพในการสื่อสาร ตลอดจนทำให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายขึ้นด้วย
ปัจจัยที่ควรพิจารณาในการเลือกอุปกรณ์ห้องประชุมมีอะไรบ้าง ?
ขนาดห้องประชุม
- ขนาดของห้องประชุมจะเป็นตัวกำหนดขนาดและประเภทของอุปกรณ์ห้องประชุมที่ต้องใช้
- ห้องประชุมขนาดเล็กอาจใช้เพียงแค่จอรับภาพและลำโพงขนาดกะทัดรัด แต่ห้องขนาดใหญ่อาจต้องใช้โพรเจกเตอร์ความสว่างสูง ระบบเสียงขนาดใหญ่ และกล้องหลายตัว
- การจัดวางตำแหน่งอุปกรณ์ต้องคำนึงถึงขนาดห้องเพื่อให้เหมาะสมและครอบคลุมทั่วถึง
จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
- จำนวนผู้เข้าร่วมส่งผลต่อความต้องการเรื่องเสียง ภาพ และอุปกรณ์อำนวยความสะดวก
- ห้องที่รองรับคนจำนวนมากต้องใช้ระบบเสียงขนาดใหญ่ ไมโครโฟนที่สามารถกระจายเสียงได้อย่างทั่วถึง และจอภาพหรือโพรเจกเตอร์ขนาดใหญ่เพียงพอ
- อาจต้องมีกล้องเพิ่มเติมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนได้เห็นหน้าผู้พูด
การใช้งาน
- ลักษณะการใช้งานของห้องประชุมจะกำหนดประเภทและความสามารถของอุปกรณ์ที่ต้องใช้
- ห้องประชุมทั่วไปอาจต้องการเพียงโพรเจกเตอร์ ลำโพง และไมโครโฟน แต่ถ้าเป็นห้องสำหรับการประชุมทางไกลก็ต้องมีระบบกล้อง Video Conference อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง เป็นต้น
- การใช้สื่อมัลติมีเดีย ไม่ว่าจะมากหรือน้อยก็ส่งผลต่อความต้องการด้านภาพและเสียงเช่นกัน
งบประมาณ
- งบประมาณเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยกำหนดอุปกรณ์และคุณสมบัติที่สามารถจัดหามาได้
- หากมีงบประมาณสูง ก็จะสามารถซื้ออุปกรณ์คุณภาพระดับไฮเอนด์ที่มีฟังก์ชันมากมาย แต่หากงบประมาณจำกัดอาจต้องเลือกซื้ออุปกรณ์พื้นฐานที่ตอบโจทย์การใช้งานพอประมาณหรือเท่าที่จำเป็น
ได้รู้ไปแล้วว่าอุปกรณ์ห้องประชุมมีอะไรบ้าง ต่อจากนี้ก็เป็นขั้นตอนการเลือกสร้างประสบการณ์ที่ดีในการจัดสัมมนาหรือการประชุม กับสถานที่ที่เป็นทั้งที่พัก และโรงแรมจัดสัมมนา ใกล้กรุงเทพฯ ที่ ริเวอร์ไรน์เพลส โฮเทล แอนด์ เรสซิเดนซ์ โดยเรามีห้องพักและห้องสำหรับจัดสัมมนาในโรงแรมให้เลือกหลายรูปแบบ เดินทางสะดวก ตลอดจนมีอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน
หากต้องการทราบรายละเอียดห้องสัมมนาที่โรงแรมของเรา สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ 02-966-6111 หรือ LINE Official https://lin.ee/JQ6USbn
ข้อมูลอ้างอิง
- 10 อุปกรณ์ที่ต้องมีสำหรับห้องประชุม เพิ่มเป็นความมืออาชีพให้กับบริษัทของคุณ. สืบค้นเมื่อวันที่ 17 เมษายน 2567 จาก https://www.meetintouch.com/10-professional-items-in-meeting-room/
