เคล็ดลับจัดสัมมนาให้ไม่เบื่อ สร้างบรรยากาศการมีส่วนร่วม

แน่นอนว่าในปัจจุบันการสื่อสารในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ ทำให้ทั้งการประชุมหรือการจัดงานสัมมนาเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้คนภายในองค์กรได้รับสารที่ตรงกัน แต่บ่อยครั้งที่ภาพของการจัดประชุมและการสัมมนาถูกมองว่าเป็นสิ่งที่น่าเบื่อไม่น่าสนใจ ทำให้เมื่อมีการประชุมแต่ละครั้ง จะได้เห็นพนักงานทำหน้าเบื่อหน่ายกันทุกที วันนี้เราจะมาลบภาพการประชุมสัมมนาในรูปแบบเก่าให้หายไป พร้อมบอกเคล็ดลับการจัดสัมมนาให้ไม่เบื่อ แต่ควรทำอย่างไร ไปรู้กันเลย! 

1. เริ่มต้นด้วยความสนุก

เมื่อพูดถึงการประชุมหรือการจัดงานสัมมนา ภาพจำที่หลายคนนึกถึงคงหนีไม่พ้นการมีผู้บรรยายคอยพูดอยู่ข้างจอที่มีการเปิดสไลด์รายละเอียดมากมาย ซึ่งเป็นการสื่อสารทางเดียวที่ทำให้เกิดความเบื่อหน่าย ดังนั้นการจัดสัมมนาให้ไม่เบื่อจึงต้องสามารถสร้างบรรยากาศให้มีความเป็นกันเอง เพื่อกระตุ้นให้ผู้ร่วมการสัมมนารู้สึกอยากทำกิจกรรมและตอบโต้กับผู้บรรยายได้ โดยอาจเริ่มจากการแนะนำตัวตามสไตล์ตนเองโดยไม่เน้นความเป็นทางการ หรือการชวนพูดคุยเรื่องราวทั่วไปก่อนเข้าเรื่องในการสัมมนาเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในหัวข้อสนทนา จนสามารถพูดและแสดงความคิดเห็นออกมาได้อย่างเป็นธรรมชาติ

2. เปลี่ยนรูปแบบการจัดกลุ่มเพื่อทำกิจกรรม

ในการจัดสัมมนาให้สนุกการมีกิจกรรมให้ทำร่วมกันเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ซึ่งโดยปกติแล้วหากมีการจับกลุ่ม เรามักจะเห็นการนับเลข 1 2 3 ตามลำดับเพื่อทำการแบ่งกลุ่ม ซึ่งทำให้แต่ละกลุ่มมีผู้คนที่หลากหลาย แต่การจัดกลุ่มด้วยวิธีนี้อาจทำให้เกิดความอึดอัดต่อกันได้ หากลองเปลี่ยนเป็นการแบ่งกลุ่มในรูปแบบอื่นที่ทำให้สมาชิกภายในกลุ่มมีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงกัน อาจสามารถช่วยเพิ่มความสนุกได้ไม่น้อย เช่น การแบ่งกลุ่มจากลักษณะนิสัย ความชอบ หรือเรื่องส่วนตัว ซึ่งเมื่อคนในกลุ่มมีจุดร่วมที่เกี่ยวข้องกัน ก็จะเพิ่มความเป็นไปได้ในการสร้างความสนิทสนมและสานต่อบทสนทนาเพื่อให้ได้เป็นกลุ่มที่มีประสิทธิภาพพร้อมทำกิจกรรมร่วมกันได้มากขึ้น

3. จัดเวลาในการสัมมนาใหม่

เมื่อมีกำหนดการการสัมมนาออกมา การจัดงานมักจะเริ่มตั้งแต่เช้าตรู่ ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นคือภาพของเหล่าพนักงานหรือผู้เข้าร่วมงานที่ง่วงนอนซึม และดูไม่พร้อมที่จะรับฟังหรือทำความเข้าใจถึงสิ่งที่ผู้บรรยายกำลังสื่อสาร หากลองเปลี่ยนเวลาเป็นช่วงสาย ๆ ประมาณ 10-11 โมงเช้า หรือหลังเที่ยงไปเลยก็อาจสร้างความน่าสนใจให้กับการจัดงานมากยิ่งขึ้นได้ เพราะเป็นเวลาที่สมองกำลังทำงานและตื่นตัว ทำให้เกิดฟีลสบาย ๆ ไม่ซีเรียส หรือได้บรรยากาศการสัมมนาที่สนุกมากกว่าเดิม 

นอกจากนี้ เรื่องของระยะเวลาที่ใช้ก็เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงกับการจัดสัมมนาให้ไม่เบื่อด้วยเช่นกัน เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วคนเราจะสามารถโฟกัสเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้นานที่สุดเพียง 25 นาที  และเวลาที่จะจดจ่อได้กับสิ่งใดสิ่งหนึ่งอาจจะอยู่ได้มากสุดไม่เกิน 60 นาที ดังนั้นอาจมีการจัดเวลาพักเบรกในแต่ละช่วงเพื่อไม่ให้เกิดความเบื่อหน่ายมากจนเกินไป หรือเรียงลำดับหัวข้อในการสัมมนาให้มีเรื่องเบา ๆ แทรกเข้ามาบ้าง ก็จะสามารถช่วยให้ผู้ร่วมงานได้ผ่อนคลายความเครียด ทำให้การสัมมนามีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ 

4. สร้างประสบการณ์น่าจดจำ

ลบภาพงานที่น่าเบื่อ และเปลี่ยนเป็นการจัดสัมมนาให้สนุกด้วยการสร้างเป็นอีเวนท์ที่ผู้เข้าร่วมสามารถแชร์ให้โลกรู้ได้อย่างรวดเร็ว เพราะในยุคสมัยที่การแชร์สตอรี่ลงโซเชียลคือสิ่งสำคัญที่ทำให้ผู้เข้าร่วมสัมมนารู้สึกมีส่วนร่วม และได้เป็นส่วนหนึ่งกับองค์กร ดังนั้นการจัดสัมมนาในสถานที่สวย ๆ พร้อมอาหารดี ๆ จะทำให้ผู้เข้าร่วมสามารถนำประสบการณ์ในการเข้าสัมมนาไปบอกเล่าผ่านโซเชียลมีเดียว่ามีความพิเศษอย่างไร อีกทั้งยังได้สร้างภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูมีความทันสมัยและใส่ใจกับพนักงานด้วย

เลือกสร้างประสบการณ์ใหม่ จัดสัมมนาให้สนุกไม่น่าเบื่อ กับสถานที่โรงแรมจัดสัมมนา ใกล้กรุงเทพฯ ที่มีห้องสัมมนาและห้องประชุมโรงแรมให้เลือกสรรที่ตอบรับทุกความต้องการถึง 6 ห้อง พร้อมมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน อีกทั้งยังเดินทางได้ง่ายโดยไม่ต้องไปเจอกับการจราจรรถติดและความวุ่นวายในตัวเมืองให้เสียอารมณ์ ติดต่อเราได้ที่ 02-9666111